Bedrijven bang dat incassotraject relatie met klant onder druk zet

Hoewel debiteurenbeheer bij Nederlandse bedrijven aan belang toeneemt, worstelen de meeste ondernemingen nog altijd met het incassotraject. Zo is de helft (50%) van de Nederlandse organisaties van mening dat incassotrajecten de relatie met de klant onder druk zetten. Dat blijkt uit onderzoek van het Verbond van Creditmanagement Bedrijven (VCMB) onder 149 creditmanagers van Nederlandse organisaties.

Uit het onderzoek van de brancheorganisatie komt naar voren dat credit management bij bijna driekwart van de organisaties (73%) het afgelopen jaar hoger op de agenda is komen te staan. Een mogelijke reden hiervoor is de angst dat afnemers niet aan een rekening kunnen voldoen. Bijna twee derde (65%) van de bedrijven is bang rekeningen niet betaald te krijgen door een faillissement van een afnemer.

Bescheiden

Hoewel het belang van credit management steeds meer wordt onderkend, lijkt het erop dat ondernemers zich vaak nog te bescheiden opstellen richting klanten die te laat betalen. Zo geeft de helft (50%) van de organisaties aan dat incassotrajecten de relatie met de klant onder druk zetten. Ook is twee derde van de bedrijven (65%) er veel aan gelegen incassokosten te beperken, voor zichzelf en de klant. Een kwart (24%) heeft het afgelopen jaar bovendien meer begrip voor debiteuren gekregen.

Druk op de klantrelatie

‘Een focus op de eigen cash flow hoeft niet automatisch een remmend effect te hebben op de klantrelatie,’ zegt Mannes Westhuis, voorzitter van het VCMB. ‘Met een klantgerichte benadering wordt een harde confrontatie over de betaling juist voorkomen. Door in gesprek te gaan en duidelijke afspraken te maken, kan dat zelfs een positief effect hebben op de klantrelatie.’

Keten

De brancheorganisatie wijst erop dat late betalingen doorwerken in de hele keten, waardoor met name MKB’ers, als laatste in de keten, onnodig liquiditeitsproblemen krijgen. Geschat wordt dat wanbetaling de oorzaak is van zeker 25 tot 33% van de faillissementen in Nederland. Wanneer het bedrijfsleven zijn rekeningen binnen 30 dagen zou betalen, levert dit 26.000 banen op en een verbeterde kaspositie van 15 miljard euro voor het bedrijfsleven (bron: Intrum Jusitia, 2011).

Op tijd betalen bevordert bedrijfscontinuïteit

Het tijdig betalen is niet alleen een belang voor leveranciers. Ook voor de afnemer is het van strategisch belang binnen een niet te lange termijn aan de betaalverplichtingen te voldoen. Gemiddeld wordt na 42 dagen betaald. Dat is 12 dagen later dan de gemiddeld afgesproken betalingstermijn. ‘Wanneer een belangrijke leverancier om financiële redenen niet meer tijdig kan leveren, aan kwaliteit moet inboeten of zelfs failliet gaat, kan dat verstrekkende gevolgen hebben voor de eigen bedrijfscontinuïteit van de afnemer,’ zegt Westhuis. ‘Men moet dan in allerijl op zoek naar een goed alternatief. Naast het oponthoud brengt dit ook allerlei kosten met zich mee, evenals een risico op reputatieschade als niet meer op tijd geleverd kan worden. Dat besef is er nog onvoldoende, getuige de gemiddelde termijn waarin rekeningen worden voldaan.’

Tips

Proactief debiteurenbeheer is een van de manieren om rekeningen op tijd betaald te krijgen. VCMB raadt ondernemers onder meer aan om:

• In gesprek te blijven met klanten. Bij hoge openstaande bedragen kan een ondernemer bijvoorbeeld al vóór de vervaldatum contact opnemen en afspraken maken over gespreide betaling.
• Telefonisch aanmanen werkt beter dan schriftelijk. Door de directe feedback kan er uitleg worden gegeven over de situatie. Bovendien kunnen ondernemers een duidelijk signaal geven richting klanten door sneller de factuur te versturen.
• Ondernemers moeten wanbetalers om hun geld durven vragen. Een ferme, maar open benadering hoeft geen vervelende gevolgen te hebben voor de lange termijn, maar zorgt al snel voor een gemiddeld kortere betalingstermijn – en daarmee een betere liquiditeitspositie van ondernemers.